De aanbevelingen in dit themablad zijn grotendeels gebaseerd op ervaringen in de technische pilots en de meta-evaluatie van in situ saneringen door opdrachtgevers zelf uitgevoerd in het kader het project Holland In-Situ Proeftuin (HIP). Dit themablad is deels geschreven in samenspraak met de ‘Leidraad aanbesteden voor de bouw’ (Regieraad Bouw, januari 2009).

Wat
In de aanbestedingsprocedure komt een aanbesteder tot de keuze van een opdrachtnemer in twee fasen: (1) via uitsluitingsgronden, geschiktheidseisen en selectiecriteria (hebben betrekking op de eigenschappen van de gegadigden/inschrijvers) en (2) via het gunningscriterium (heeft betrekking op de eigenschappen van de inschrijving). Aan de hand van het gunningscriterium wordt de beste inschrijving gekozen. Dit themablad heeft betrekking op het gunningscriterium EMVI in de bodemsanering.

Voor wat betreft het gunningscriterium kan de aanbesteder kiezen uit ‘laagste prijs’ of ‘economisch meest voordelige inschrijving’ (EMVI). De EMVI wordt bepaald door het wegen van een aantal kwalitatieve criteria in combinatie met de prijs. De invulling van het gunningscriterium hangt nauw samen met de keuze van de contractvorm en is afhankelijk van de ruimte die de aanbesteder de marktpartijen bij inschrijving wil bieden om met eigen oplossingen te komen en zich te kunnen onderscheiden van de concurrentie.

Doel themablad
Verstrekken van aandachtspunten bij de toepassing van het gunningscriterium EMVI bij aanbesteding van bodemsaneringsprojecten, onder andere om het risico op juridisch aanvechten van het aanbestedingsresultaat door inschrijvers als gegund wordt op EMVI te verminderen.

Waarom
Het gebruik van het gunningscriterium EMVI bij bodemsaneringsprojecten kan vragen met zich meebrengen. Deze vragen betreffen onder andere de keuze van subcriteria en de wijze van beoordelen. Dit kan leiden tot discussie over en juridisch aanvechten van aanbestedingsresultaten.

Overwegingen

Kwalitatieve criteria
Bij toepassing van kwalitatieve criteria, ten behoeve van het bepalen van de EMVI, is het voor de aanbesteder van belang goed voor ogen te hebben wat ze belangrijk vindt in de inschrijvingen die ze wenst te ontvangen.

Gunnen op kwaliteit:
‘Het moet vooraf wel duidelijk zijn wat je wilt aan kwaliteit. Als je niet weet wat je wilt, moet je er niet aan beginnen’

Kwalitatieve criteria zijn een stuurmiddel voor de gewenste kwaliteit van de inschrijvingen en kunnen betrekking hebben op de volgende aspecten:

• Uitvoeringstermijn
• Duurzaamheid saneringsoplossing
• Omgevingsoverlast
• Risicomanagement

In de publicatie ‘Gunnen op waarde: hoe doe je dat’ (CROW, publicatie 253, december 2007) bevat de resultaten van onderzoek naar aspecten waaraan aanbesteders bij gunningscriterium EMVI in de praktijk belangrijke waarde toekennen. Deze aspecten zijn onderscheiden in de vier hoofdaspecten productkwaliteit, proceskwaliteit, aanbieder en economie.

In de inschrijvingsleidraad dient ondubbelzinnig duidelijk te zijn hoe kwaliteit weegt ten opzichte van prijs, zodat de inschrijvers op basis hiervan hun inschrijving kunnen vormgeven. Om te voorkomen dat een inschrijver met een zeer lage kwaliteit, maar ook zeer lage prijs, kan meedingen naar de EMVI, is het raadzaam uit te gaan van een bepaalde minimumscore per onderdeel. Scoort een gegadigde onder dat minimum, dan kan dat reden zijn voor uitsluiting.

Beoordeling
Bij de beoordeling van de inschrijvingen is het aan de aanbesteder om zo objectief mogelijk na te gaan of en in hoeverre de inschrijvingen voldoen aan de gestelde criteria. Niet alle criteria zijn echter objectief te meten, omdat de uitkomst van de beoordeling afhankelijk is van de subjectieve mening van degene die beoordeelt. Om de kans van optreden van het risico van aanvechten door het subjectieve karakter zo klein mogelijk te maken, is het aanbevelingswaardig de inschrijvingen te anonimiseren en ze te beoordelen door een beoordelingscommissie met minimaal drie beoordelaars. Andere zaken die hierbij helpen is het zorgdragen voor een duidelijke traceerbaarheid en onderbouwing van scores en transparantie bij de communicatie van de aanbestedingsresultaten. Verschillende methoden bestaan om kwalitatieve criteria te beoordelen. Zo kan kwaliteit worden uitgedrukt in cijfers of euro’s. Van belang is de te hanteren methodiek zo praktisch en eenvoudig mogelijk te houden. Zie voor diverse beoordelingsmethodieken de eerdergenoemde publicatie ‘Gunnen op waarde: hoe doe je dat’.

Bij beoordelingen van inschrijvingen op prijs én kwaliteit wordt aanbevolen de kwalitatieve criteria gescheiden van de prijs te beoordelen door bijvoorbeeld verschillende teams. Op deze manier wordt voorkomen dat bij de beoordelaar van kwaliteit bepaalde vooroordelen vanwege de prijs ontstaan en het geeft de inschrijvers een waarborg voor een onbevooroordeelde beoordeling. Nog van belang is om zeker te stellen dat de inschrijvingssommen binnen budget vallen, anders heeft het geen zin te beoordelen op kwaliteit.

Koppeling kwalitatieve criteria en uitvoering
Indien gegund wordt op basis van EMVI, dan is het verstandig de kwalitatieve criteria bij het contractbeheer te handhaven. De opdrachtnemer moet zijn winnende inschrijving na gunning immers waar weten te maken, zodat het niet bij een ‘papieren tijger’ blijft. Als een opdrachtnemer in zijn aanbieding bijvoorbeeld eerdere oplevering van het werk belooft en daarmee punten scoort gedurende de aanbesteding, dan kan daar bijvoorbeeld een proportionele boete tegenover staan in geval de opdrachtnemer deze belofte tijdens de uitvoering niet kan nakomen.

Richtlijnen, kaders en leidraden
Aanbestedingsregelgeving (Europees en nationaal):

• Algemene Richtlijn
  Richtlijn 2004/18/EG van het Europees Parlement en de Raad betreffende de coördinatie van de procedures voor het plaatsen van overheidsopdrachten voor werken, leveringen en diensten
• ARW 2005
  Aanbestedingsreglement Werken 2005
• Bao
  Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten (Besluit houdende regels betreffende de procedures voor het gunnen van overheidsopdrachten voor werken, leveringen en diensten)
• BAW
  Beleidsregels aanbesteding van werken

Leidraden:

• Gunnen op waarde (CROW, publicatie 253, december 2007)
  Deze publicatie presenteert het resultaat van onderzoek naar een methodiek voor ‘gunnen op waarde’ ofwel het vaststellen van de economisch meest voordelige inschrijving (EMVI)
• Leidraad aanbesteden van geïntegreerde contracten (CROW, publicatie 229, april 2006)
  Deze publicatie geeft een handreiking voor het aanbesteden van een geïntegreerd contract. De leidraad concentreert zich op die onderdelen van de aanbestedingsprocedure waar in de praktijk de grootste knelpunten worden ervaren, zoals de selectie, de inschrijving (kwalitatief en kwantitatief), de gunningscriteria en de beoordeling van de inschrijvingen
• Leidraad aanbesteden voor de bouw (Regieraad Bouw, januari 2009)
  In aanvulling op de bestaande wet- en regelgeving probeert de ‘Leidraad aanbesteden voor de bouw’ aanbesteders te ondersteunen bij een betere voorbereiding en aanpak van aanbestedingen

Praktijkvoorbeelden
Hieronder wordt aangegeven hoe met het gunningscriterium is omgegaan in geanalyseerde casussen van het SKB-project ‘Contractering van bodemsaneringsprojecten’.

Eén van de casussen behelsde de sanering van een voormalige openbare werken terrein waarbij sprake is van verontreinigde bodem en grondwater. Een geïntegreerd contract op basis van UAV GC is aanbesteed. Gegund werd op basis van EMVI met als subcriteria prijs, kwaliteit van plan van aanpak en risicomanagement, met een relatieve weging van respectievelijk 60 %, 30 % en 10 %. Uiteindelijk is gekozen voor de inschrijver met de één na hoogste prijs en goede kwaliteit. Het benoemen van de subcriteria en vormgeven van de gunningsleidraad verliepen moeizaam. Reden hiervoor was dat de casushouder in de beginfase nog onvoldoende scherp voor ogen had welke aspecten ze belangrijk vindt in de te ontvangen inschrijvingen. Een andere zorg lag hoe de criteria zo objectief en traceerbaar als mogelijk te beoordelen om juridische problemen te voorkomen. De inschrijvingen zijn beoordeeld door een commissie van
vier personen. Een persoon controleerde de administratieve voorwaarden, terwijl de casushouder, een collega en een onafhankelijke derde gezamenlijk de voorstellen beoordeelden. Om te voorkomen dat er vooroordelen vanwege de prijs zouden optreden bij het beoordelen van kwaliteit is eerst op kwaliteit en vervolgens op prijs beoordeeld. Alle beoordelaars kwamen tot dezelfde conclusie. Uiteindelijk is gekozen voor de tweede in prijs die goede kwaliteit bood.

In een andere casus wordt een voormalig asfaltfabrieksterrein gesaneerd (bodem- en grondwaterverontreiniging). Het project bevindt zich in de zogenaamde ‘tweede fase’, aangezien de eerste fase tot onbevredigende resultaten had geleid. Voor deze fase wordt een geïntegreerd contract op basis van UAV-GC aanbesteed. De aanbesteding is ten tijde van het schrijven van dit stuk nog niet afgerond. Gunningscriterium is EMVI met als subcriteria prijs en diverse kwalitatieve aspecten (flexibiliteit van de saneringsoplossing, tijdsduur van de sanering, het inzetten van bewezen technieken, terugvalscenario’s, de last voor de omgeving en risicomanagement).

Tot slot gaat het bij een andere casus om een sanering van een bodem- en grondwaterverontreiniging. Gekozen is het werk middels een traditionele aanbesteding op de markt te brengen (RAW-bestek), met daarbij als gunningscriterium ‘laagste prijs’. Redenen hiervoor is dat het werk niet omvangrijk en relatief eenvoudig is, geen innovatieve inbreng van de markt en geen risicodeling gewenst is. De aanbesteding is ten tijde van het schrijven van dit stuk nog niet afgerond.

Terug naar Aanbevelingen voor de probleemeigenaar